Salut,

Sunt Mihai de la Avanticart si o sa va fac o prezentare a modulului WMS - Warehouse Management System, sau pe romaneste, sistemul de gestiune al depozitului.

Cand ai 10 comenzi pe zi, poti sa le livrezi cu usurinta. Dar cand te apropii de 100 de comenzi pe zi, ai nevoie de un sistem care sa te ajute sa livrezi rapid si fara greseli. Acest sistem este WMS-ul.

Bineinteles, depinde si de ce produse vinzi, unii dintre voi s-ar putea sa intampine greutati si la 50 de comenzi / zi.

WMS-ul nu este acelasi lucru cu ERP-ul. ERP-ul iti spune ce produse ai in stoc, preturile de achizitie si de vanzare, iti face contabilitate si altele. WMS-ul iti spune unde sunt acele produse in depozit si te ajuta la livrare. Desigur, majoritatea ERP-urilor pot avea un modul de WMS inclus. Totusi, WMS-ul poate sa fie si separat de ERP.

Noi la Avanticart avem propriul modul de WMS si in contiunare va prezint cum o sa fuctioneze.

Presupunem ca aici este depozitul nostru. Mie mi-au mai ramas niste produse de pe vremea cand aveam magazinul online Sosetaria.ro. Avem rafturi iar pe ele cutii. Fiecare cutie are un cod de bare, cod care reprezinta locatia cutiei (raftul si nivelul).

Orice operatie asupra produselor, fie ca adaugi sau scoti produse din cutii, trebuie facuta prin scanarea codurilor de bare, atat a cutiei cat si a produsului.

Produsele pot fi puse in orice cutie, nu e nevoie sa pui acelasi produs in aceeasi cutie.

Stocul produselor se tine atat in WMS cat si in sistemul de gestiune sau in ERP. Putem avea produse cu stoc contabil, care abia au fost introduse intr-un NIR dar care inca nu au fost adaugate la raft. Sau putem avea produse scoase de la raft dar care inca nu au fost livrate si nu a fost scazut stocul contabil.

Toate diferentele intre stocul contabil si stocul de la raft se pot vedea intr-un raport, care la sfarsitul zilei ar trebui sa fie pe zero. Daca nu este zero, inseamna ca cineva nu si-a facut treaba in depozit si trebuie investigat.

Lucratorii din depozit trebuie sa aiba un dispozitiv mobil de genul asta. Practic este un fel de telefon cu Android dar care are si un scanner de cod de bare atasat. Se mai poate folosi un scanner conectat prin bluetooth la un telefon.

Acum o sa prezint procesul de picking, in care lucratorii se plimba prin depozit si culeg produse, iar apoi procesul de packing, cand se impacheteaza coletele si se scot AWB-urile.

Apasam butonul Creeaza pick list. In acest picking list intra toate comenzile care au un anumit status. Aici avem 3 comenzi cu status Picking List. Sistemul ma pune sa culeg din depozit produsele pentru aceste 3 comenzi.

Bineinteles, mai multi useri pot sa foloseasca simultan aplicatia. Sistemul o sa le distribuie comenzi in mod egal.

Hai sa-i dam drumul. Pe ecran o sa-mi apara cutia si produsul care trebuie scanate.

[…]

Acum ca am cules produsele, trecem la partea de impachetare.

Nu e obligatoriu ca user-ul care a facut picking sa faca si packing. Pot sa existe useri doar pentru picking si useri doar pentru packing.

Scanam orice produs. Sistemul va cauta o comanda cu acel produs si va scoate automat AWB-ul. Daca avem o comanda cu mai multe produse, sistemul ne va cere sa scanam si restul produselor din comanda.

Sistemul a detectat faptul ca avem o comanda completa si va scoate automat AWB-ul. Pe calculator avem instalat un sistem care monitorizeaza folder-ul de Downloads si tipareste automat fisierele PDF.

Sistemul poate sa fie configurat sa genereze automat si factura si sa trimita un email clientului, cu numarul de AWB si factura atasata.

Unele magazine insa prefera sa se faca factura mai tarziu, dupa ce curierul a ridicat coletele. Este de preferat metoda aceasta pentru ca se mai intampla ca, clientii sa se razgandeasca, sa sune si sa anuleze comanda. Sau sa-si anuleze singuri comanda din contul de client.

Pentru asta, avem un borderou intern de AWB-uri. Adica, inainte sa vina curierul, scam noi toate AWB-urile generate. Astfel ne asiguram ca nu ratam nici unul. Altfel, s-ar putea ca din 100 de colete, unul sau doua sa cada dupa un birou, dupa un raft si sa nu fie livrat.

[…]

Haideti sa vedem comenzile. Se observa ca au trecut in status “Comanda livrata”. Putem vedeam aici mail-ul de confirmare a livrarii impreuna cu factura atasata. Odata cu email-ul, putem trimite si un SMS de confirmare.

Ce mai putem sa facem cu WMS-ul?

Daca aveti un depozit foarte inalt in care produsele sunt puse pe rafturile de sus cu motostivuitorul putem sa avem task-urile de pre-picking in care cineva doar coboara produsele de sus jos, sau poate sa mute produsele din spatele depozitului in fata (cele mai vandute produse)

Mai avem o funcționalitate de verificare a NIR-ului. De exemplu, NIR-ul poate sa fie facut intr-un birou de catre o contabila sau de catre cineva care doar se uita la o foaie sau importa o factura dintr-un CSV si nu are produsele in fata. Se creeaza NIR-ul in sistemul de gestiune iar cei din depozit trebuie sa verifice ca toate produsele chiar sunt acolo.

Ce mai putem sa facem este sa stabilim automat care dintre comenzi intra in picking list (ex: nu are rost sa bagam in picking list o comanda care nu e completa, la care nu avem stoc). Putem sa NU bagam in picking list comenzi carora le lipseste numarul de la strada (poate clientul a completat gresit adresa). Similar, putem sa nu bagam in picking list comenzi care sunt de la acelasi client, facute in aceeasi zi (probabil trebuie facut un „join” la comenzi).

Avem tot felul de automatizari care va ajuta sa treceti peste acel blocaj de 50-100 de comenzi.

Puteti sa livrati 1000-2000 de comenzi pe zi cu doar cativa oameni, totul automat, totul fara greseli.

Spor la livrari :)